Wdrażanie RODO w firmie

Czym jest RODO? Na pewno każdy słyszał o czymś takim, ale niewiele osób zdaje sobie sprawy co to może być. Za to doskonale orientują się w temacie szefowie firm i instytucji, gdyż RODO dotyczy przede wszystkim ich. Jest to ustawa, która wprowadza pewne restrykcje w obrocie danymi osobowymi różnych osób. Dawniej ktoś, kto posiadał dane mógł je wykorzystać w dowolny sposób, gdyż nie było to nigdy sprawdzane. Mógł na przykład przekazać je komuś innemu. Obecnie nie ma z tym już tak łatwo.

Wykonywanie rzetelnych audytów wewnętrznych ochrony danych osobowych

Dzięki RODO każdy ma świadomość tego, do czego wykorzystywane są jego dane, gdyż każda firma musi zapoznać swoich klientów z jej polityką w tym zakresie. Co więcej. klienci wcale nie muszą się zgadzać z takim sposobem zarządzania tymi danymi i mogą się na to nie zgodzić, a firmy muszą taką wolę uszanować. Dzięki tej ustawie, bez pozwolenia nie można już udostępniać żadnych danych osobowych, a dotyczy to każdej dziedziny, jak choćby ułożenie na biurku teczki z danymi, które może przeczytać każdy wchodzący. Kary za naruszenie ustaleń RODO są bardzo wysokie, dlatego niezbędne jest wdrożenie w każdej firmie procedur chroniących te dane, które są zgodne z wytycznymi ustawy. Jest to dość trudne do zrealizowania, zwłaszcza jeśli chodzi o duże firmy, dlatego najlepiej jest powołać się na wiedzę specjalistów, którzy świadczą usługi wdrażania RODO w firmach. Taka usługa rozpoczyna się poprzez rzetelny audyt wewnętrzny ochrony danych osobowych w firmie, czyli zapoznanie się ze stanem obecnym. Audytor sprawdza jak przechowywane są dane osobowe i do czego są wykorzystywane. Po audycie następuje opracowanie metod postępowania z danymi, które mieszczą się w granicach prawa. Najtrudniejszy etap to samo wdrożenie, gdyż trzeba w tym momencie przekonać wiele osób do tego, aby postępowali według narzuconych reguł. Nie obędzie się bez szkoleń i prezentacji, a także bez egzaminu sprawdzającego wiadomości. Na zakończenie takiego cyklu każdy musi wypełnić oświadczenie, że został zapoznany z przekazanymi regułami i zobowiązuje się do nich stosować.

Sama późniejsza realizacja wytycznych bywa różna i zależy od zaangażowania całego zespołu. Nieraz trzeba przeprowadzić ponowny audyt, aby sprawdzić w jakim stopniu wytyczne zostały wdrożone. Sama procedura to mnóstwo roboty, której nie każdy umie podołać. Własnie dlatego funkcja audytora i osoby wdrażającej RODO jest taka ważna. To osoba, która szybko i sprawnie dostosuje realia firmy do obowiązujących przepisów.